בזמן שאתה עדיין מועסק בחברה זו, אתה מחויב למלא את האחריות של התפקיד. אם הבוס שלך אומר לך שהוא רוצה שתכתוב מדריך זה, עליך לעשות זאת כמיטב יכולתך. כבר יעצת לו שהוא זקוק למישהו שהוכשר לבצע את העבודה, וההחלטה שלו הוא רוצה להקשיב לעצתך או לא. אתה תצא בקרוב, ובשלב זה לא תהיה הבעיה שלך לדאוג יותר!

משיכת עצה טובה מהתגובות:

כדאי לשים לב כל דבר במדריך שלך שהוא "בסיכון גבוה" במיוחד צריך לציין זאת במפורש. לאדם לא מאומן זה כמעט משחק של מטאטא שלי. (רק עם המוניטין שלהם ואולי התפקיד שלהם על הקו) זו לא אשמתם שהבוס שלכם הגדיר אותם להיכשל, אבל אתם יכולים לשפר את הסיכויים שלהם לפחות לומר. "אתה רואה את ההגדרה הזו כאן? כן אותה ... לעולם אל תגדיר אותה ליומיום ... אם תעשה שהשרת יביא את הכונן הקשיח למקסימום בלילה, לפני שנכשל לחלוטין ויותיר לך לנסות ולשחזר גיבוי שעולה לחברה מאות אלפי דולרים .... בהצלחה! " - RualStorge

באותם מקומות שלדעתך דורשים מומחה בעל הכשרה גבוהה, פשוט כתוב "את העבודה הזו צריך להשאיר למומחה שהוכשר ב- X, Y ו- Z". או "אם X קורה, מצא מומחה מיומן". - gnasher729

נשמע שיש לחברה שלך כמה סיכונים ממשיים של איש מפתח. אתה בהחלט צריך לעשות כמתבקש. מסמך, מסמך, מסמך.

התחל במתאר של הנושאים העיקריים שעליך לסקור, והקפיץ אותו מהבוס שלך.

ואז צור מתאר של כל נושא. אל תדאג למשפטים שלמים כשאתה רושם פריטים, רק קבל את הרעיונות הבסיסיים והצעדים. עשה זאת לפי סדר החשיבות (הדברים החשובים ביותר קודם!)

סיימת? עדיין עובד שם? עברו על זה עם הבוס ו / או עם המחליפים שלכם (בואו נקווה שיש להם חפיפה מסוימת עם כהונכם כדי שתוכלו למסור בצורה חלקה). גלה מה לא ברור להם, וכתוב זאת בפירוט רב יותר ובבהירות רבה יותר. הסבירו את הדברים שחשבתם שהם מובנים מאליהם אך לא קיבלו.

עיין במתווה הראשי שלך, האם שכחת משהו? הוסף אותו. האם יש נושא מבלבל במיוחד שנראה שהם פשוט לא תופסים? כתוב זאת בדרך אחרת.

בוצע? גבה אותו בכמה מקומות, והדפס כמה עותקים קשיחים לאחסון במקומות נפרדים, ובקש לקחת אותו איתך לעיון עתידי. אני רואה דמי ייעוץ גדולים בעתיד שלך אם הם נחנקים מזה.

זה די רגיל לעשות דברים מסוג זה כאשר אחד הודיע ​​על עזיבתו. פשוט הקדישו את הזמן ותהיו נחמדים ככל שתוכלו. אין צורך לעבוד שעות ארוכות.

זו באמת לא הבעיה שלך איך הם ימצאו אדם מוסמך שיעשה את העבודה. יכול מאוד להיות שהעבודה שלך היא פסק זמן גדול של טכנאי דלפק העזרה. ההזדמנויות הטובות ביותר מגיעות לאנשים שלפחות על הנייר אינם כשירים.

עם זאת, פעילויות מסוימות כנראה מתועדות טוב יותר עם שידור מסך של 10 דקות מאשר קיר של טקסט. אם אתה רוצה להיות מאוד נחמד בקשר לזה, בקש בדיוק מה אנשים רוצים לתעד.

יציאות הן לרוב הקלה, אך החודשים או השבועות האחרונים יכולים להיות רגשיים, ואפילו מלחיצים. כתיבת מדריך צעד אחר צעד אינה קלה - במיוחד אם הכתיבה אינה הדרך הרגילה שלך לתקשר. אני מניח שאתה עוזב להזדמנות טובה יותר ושהבוס הנוכחי שלך זקוק לסכמה כדי להשתמש בה כשהדברים נשברים. העצה שלי היא לעשות כמיטב יכולתך לדפוק רשימה של תיקוני שיטות עבודה מומלצות לבעיות נפוצות ואל תעסוק בשאלה האם זה פיתרון מושלם. הבוס יבצע התאמות עתידיות בזמן הצורך לפי הצורך. חובתך לנקר עד הסוף ולהישאר ברורה לגבי התמונה הגדולה.

אני יכול להבין את הנימוק שלך עד לנקודה. בעיניי האנלוגיה היא להחליף שף בטבח המשתמש במתכוני השף. האוכל לא יכול להיות טוב כל כך ואדם זה כנראה לא יוכל לשפר את התפריט ולהתעדכן במגמות האחרונות. הטבח לא יכול להתמודד עם יוצאים מן הכלל כמו לילה עמוס באמת או יכולת להחליף מרכיב חסר.

הם לוקחים סיכון. דברים עשויים להסתדר או שלא. הרבה מזה יהיה תלוי באופן כתיבת ההוראות. האם זו רק רשימה של לעשות זאת, אז או שתכלול צילומי מסך והסברים מפורטים. דוגמה: אם זה קורה, אתחל את השרת, זה בסדר גמור אם האדם יודע ויש לו ניסיון איתו.

מה הדבר הגרוע יותר שיכול לקרות? בסופו של דבר הם שוכרים מישהו שיודע מה הם עושים?

אמנם התפקיד שלך הוא לעשות את מה שהבוס שלך אומר לך, אך גם חובתך לבצע את משימותיך המתקדמות ביותר. אז כתיבת HowTo צריכה לכלול למי היא מיועדת, לאילו כישורים האדם זקוק, היכן הוא זקוק להבנה מעמיקה יותר ומדוע ואילו סיכונים פוטנציאליים נובעים מהמשימות אם הן לא נעשות כראוי.

אם אינך עושה זאת במפורש, אתה נתקל בבעיות משפטיות ברגע שהמחליף שלך גורם לנזק כלשהו. תיאורטית כדאי לשמור גם עותק של המסמכים שאתה יוצר כהוכחה, אך אם מותר לך לעשות זה עניין משפטי אחר שעליו לדון עם עורך דין. בדיוק כמו השאלה אם וכיצד עליך לכתוב את התיעוד יש לדון עם עורך דין.

בונוס: אם אתה מציין בפני הבוס שלך שדיברת עם עורך הדין שלך ושתכתוב את זה בדיוק ככה , הוא בקושי יכול להתווכח עם זה. ;)

חשוב: כל הדיונים שקיימת עם הבוס שלך הם חסרי תועלת ומעולם לא התרחשו, כתוב לו מיילים, תן לו לענות בכתב ושמור עותקים.

אם צברת שעות נוספות מהעבודה, סביר מאוד שהבוס שלך יבקש ממך לכתוב מדריך כיצד לעשות זאת כדי שאחרים לא יצטרכו ללמוד מחדש את מה שעשית. רק תחשוב כמה זמן זה היה חוסך לך אם היו כותבים לך כמה מההוראות האלה כשהתחלת. לא מדובר בקיצוץ פינות על ידי כך שמישהו פחות מאומן לעשות זאת, אך לא צריך ללמוד מחדש כיצד לעשות דברים שוב ולעשות שוב את אותן הטעויות.