איך להעביר שאתה האדם שהם מבקשים

אני חושב שהסיבה העיקרית לבלבול היא לא הברכה הראשונית, אלא ה"כן? " לא ברור אם אתה מתכוון ל"כן, קדימה "או" כן, אני פשוט אלך להביא אותו בשבילך ", ולכן אתה מקבל את ההיסוס השבריר השני כשהם מנסים להבין למה התכוונת. p>

הדרך הרגילה להשיב כאשר הם ביקשו לדבר איתך היא לומר "מדבר".

זה יכול להיות קצר:

"Can אני מדבר עם ג'ון סמית בבקשה? "
" מדבר. "
" אה, היי ג'ון. אתה יכול לעזור לי ב ...? "

או יותר :

"האם אני יכול לדבר עם ג'ון סמית בבקשה?"
"ג'ון סמית מדבר. איך אני יכול לעזור לך?"
"חיפשתי למעשה מידע אודות ... "

אתה יכול גם להחליף ב

זהו ג'ון סמית.

או

הגעת לג'ון סמית.

במקום "ג'ון סמית מדבר". לעיל.

כיצד לענות לטלפון בצורה מקצועית

באשר לשאלה שלך בפועל, דרך נפוצה לענות לטלפון בסביבה מקצועית תהיה:

בוקר טוב / אחר הצהריים. ABC מערכות, ג'ון מדבר. איך אני יכול לעזור?

לפעמים אנשים פשוט אומרים

בוקר טוב / אחר הצהריים. ABC מערכות.

וזה גם מקובל, אך ה"איך אוכל לעזור? " נשמע נגיש יותר ללקוח לדעתי.

אם אתה חברה גדולה יותר עם הרבה סניפים, תוכל להוסיף את המיקום:

אחר הצהריים טובים. ABC מערכות אדינבורו. כיצד אוכל לעזור?

אתה יכול להחליף את היי במקום "בוקר טוב" אם אתה מרגיש יותר בנוח עם זה; נשמע נוח וידידותי הוא החשוב ביותר.

זכור שגם אם אתה אומר "ג'ון מדבר" או "ג'ון סמית מדבר", הם עשויים שלא לתפוס את שמך ובכל זאת יבקשו לדבר עם ג'ון סמית '. אז פשוט עקוב אחר העצות בסעיף הראשון שלי.

מענה לטלפון בקו ישיר

מהעובדה שאמרת שאנשים מבקשים ממך בשם הנחתי שאתה עונה הטלפונים הראשיים. במקרה זה, אתה הפנים של החברה ואתה צריך להיות רשמי ומספק יותר.

אם אתה עונה על קו ישיר אליך בלבד, אתה יכול לענות קצת אחרת.

לשיחה חיצונית, אני עדיין אשתמש בשם החברה ובשם שלך - זו דרך להודיע ​​למתקשר שהם הגיעו למקום הנכון (או הלא נכון!). אתה יכול להוריד את הברכה בשעות היום ואת ה"איך אוכל לעזור? " אם כי אם אתה מעדיף. כפי שציינתי, אלה נועדו יותר כאשר אתה "הפנים של החברה".

אז, במקום זאת:

ABC מערכות, ג'ון מדבר.

או אפילו בפשטות

שלום, זהו ג'ון.

לשיחה פנימית (שלרוב נשמעת צליל צלצול שונה - שאל מישהו אם אינך יודע מה ההבדל בין צלילי הטלפון השונים), ברור שלא היית משתמש בשם החברה. "שלום?" סביר להניח שיהיה בסדר גם לשיחה פנימית, במיוחד בחברה קטנה.

עוד כמה טיפים

הרבה זה משתנה בהתאם לסביבת העבודה, לחברה שלך ול סוג האנשים שמצלצלים אליך. יהיה עליך להשתמש בשיקול דעת לגבי כמה ברכה להשתמש.

אם אתה עדיין לא בטוח, אני ממליץ:

• להקשיב לאנשים אחרים ב החברה שלך עונה לטלפון ולרמת הפורמליות שבה היא משתמשת. זה עוזר לך לקבוע איך תרבות החברה היא ומה מתאים. אינך צריך לומר בדיוק אותם, אך זה אמור לתת לך מדריך גס אם אינך בטוח.
• מאזינים לאופן שבו הלקוחות מברכים אותך בטלפון. אם זה בעיקר אנשים שפגשתם באופן אישי, הם כנראה יהיו מוכרים יותר מזרים שמעולם לא דיברתם איתם. אם רוב המתקשרים שלך הם כאלה או אחרים אתה יכול להתאים את אופן הטלפון שלך בהתאם.

כפי שציינתי בפרק הפתיחה, אני חושב שזה ה"כן? " לא ה"שלום? " זו הבעיה, כך שאם היית רוצה להישאר עם "שלום" ופשוט לשנות את האופן שבו אתה מתקשר שאתה האדם שביקשו, זה כנראה יהיה בסדר.

כמעט תמיד אני עונה לטלפון באומרו "היי, זה ג'ו", או "זה ג'ו".

נראה שזה מבטיח לאדם שמתקשר אלי שהם אכן מדברים עם מי שהם חושב שהם כן.

אני מכיר אנשים שאומרים דברים כמו "מחלקת טלקומוניקציה של חברת ABC, סטיב מדבר.", וזה בסדר, אבל מבחינתי זה נראה מעט רשמי מדי. אם אתה נציג לקוחות או מישהו שמתקשר עם לקוחות החברה, סביר להניח שהכי טוב יהיה רשמי יותר.

אני נוטה להיות סמיך יותר:

אם רוב השיחות מגיעות מבחוץ, הייתי אומר

"מערכות ABC"

בדרך כלל אל תוסיף "בוקר טוב" או "אחר צהריים טוב" כי יש לי נטייה מצערת לאבד את הזמן בזמן שאני עובד על משהו שדורש את מלוא תשומת ליבי.

אני מנחש שלא עשית זאת לזהות את שמך "קרל נל" מכיוון שהיית לחוצה והסיבה שהיית לחוץ היא שהיית טרוד מה להגיד הלאה - אם אני צריך לחשוב במודע מה השם שלי, תאריך לידה, גיל, כתובת, המוח שלי פשוט הולך ריק :)

אתה בהחלט צריך להמציא ברכה מקצועית שנוח לך איתה והיא עושה את העבודה בשבילך, והיא להפנות ממך שיחות שגויות. אני מציע "ABC מערכות" כי שם אתה עובד, ואתה אמור להיות מסוגל להגיד איפה אתה עובד בלי לחשוב עליו יתר על המידה ולהלחץ יתר על המידה :) לאחר הברכה הראשונית, פשוט תן לצד השני לדבר ולקחת את להוביל - אחרי הכל, הם יודעים מה הם רוצים ואתה לא - והולכים עם הזרם :)

פעם נוספת (ואתה כבר יודע את זה) - זה לא הבית שלך אלא המקום שלך עֲבוֹדָה. אתה יכול לברך אנשים בבית בכל דרך שתרצה אבל בעבודה, אתה הקול של החברה כשאתה מתקשר. מכאן הצורך שברכתך תהיה מקצועית ומייצגת את החברה. אינך צריך לשחק פקיד קבלה אם לאחר הברכה, אתה יכול להפנות את כל השיחות הנכנסות למעט שיחות המספר השגויות בעליל לפקידי הקבלה - הם מאומנים לקחת שיחות נכנסות ולנתב אותן לפי הצורך. אתה לא מאומן ואם זו נחמה כלשהי עבורך, גם אני לא - במילותיו של השחקן האהוב עלי, קלינט איסטווד: "... אדם נאלץ להכיר את מגבלותיו ..." :)

באופן אישי, אני חושב שאתה באמת חושב על הנושא. היו מנומסים וידידותיים. לדוגמא:

אני: "שלום"

מתקשר: "יום טוב, אני יכול בבקשה לדבר עם קרל נל?"

אני: " מדבר. מי זה? "

מתקשר: מזהה את עצמי. השיחה מתחילה.

או אם אתה מתחיל את השיחה:

אני: "שלום" / "הייה / היי", האם זה [חלק אקראי שם]?

אותם: "זהו, כן" או שווה ערך כלשהו

אני: "היי, מה שלומך - זו קרל נל, אני קורא מכאלה וכאלה "או אם פנימי:" זהו סיבוב של קרל נל במחלקה כזו ואחרת.

זכור - הטון והאינטונציה שלך יהיו חשובים גם כן. אני לא תומך באמירת "יו" או "ווסאפ", אבל אם אתה עונה לטלפון באומרו "שלום", "קרל נל", "קרל נל מדבר" או איזו ברכה אחרת תהיה בסדר. שניכם רוצים להגיע לעסקים ובתור מפתח תוכנה אני יודע כמה העבודה יכולה להיות עמוסה. אל תעשה את זה מסורבל או קשה, פשוט הזדהה ותן לשיחה להתחיל.

דבר אחד ש הייתי אומר אומנם - למרות שאחרים הציעו זאת, וזהו אך ורק דעה אישית, אני מתעב משהו בסגנון הזה "שלום, זו קרל נל, איך אני יכול לעזור לך היום?".

אולי זה בגלל שאני עובד בטלקומוניקציה והיה לי ל הרבה ניסיון בהתמודדות עם מוקדים טלפוניים, אבל זה נשמע לי מכני ורובוטי. אולי זו האירליות שלי והעובדה שאני רוצה שתהיה לי אישיות כלשהי, אבל אני רק למרות גישה זו! במקום זאת, פשוט אמור "שלום", אל תפחד להיות אתה עצמך, הישאר תמיד מקצועי ויהיה לך בסדר.

נקודה מהירה: אנשי שיווק טלפוניים רבים ישאלו "מותר לדבר עם ג'ון סמית 'למרות שענית לטלפון עם" שלום, זה ג'ון סמית "... מכיוון שהמאיץ האוטומטי שלהם לא שם אדם על הקו עד שהוא בטוח באופן סביר שזה לא יבזבז את זמנם עם משיבון. אם אני שומע קליק ואחריו "מותר לי לדבר עם ...", אני עושה מניח שזה שיווק טלפוני ומגיב ב"אפשר לשאול מי מתקשר "- הם היו צריכים להזדהות לפני שהם שואלים לדבר איתי בכל מקרה. זה נותן לי הזדמנות לברר מי הם לפני ש מאשרים את זהותי ולנתק אותם.

(למעשה התפתיתי לתכנת תשובה מכונה אשר הופכת את הרצף הזה לאוטומטי, מכיוון שמדובר בתבנית אמינה מספיק, שלדעתי ניתן להפוך אותה למסנן מוצלח.)

אני תמיד עונה לטלפון על ידי שמי, כמו "שלום, זה ג'ון סמית" או "שלום, ג'ון סמית מדבר". אם אני משתמש בטלפון עם זיהוי מתקשר וזה מישהו שאני מכיר מתקשר, אני בדרך כלל אתן את השם הפרטי שלי.

אם האדם לא תפס את שמי ומבקש אותי, אני ' אחזור על שמי. היו לי הרבה שיחות שמתנהלות כך:

"שלום, ג'ון סמית מדבר."

"האם אני יכול לדבר עם ג'ון סמית בבקשה."

"כן, ג'ון סמית מדבר."

לעתים נדירות אני מקבל שיחות מלקוחות, אבל אם אני עונה לטלפון עבודה ואני יודע שזו שיחה חיצונית או שהיא עשויה תהיה שיחה חיצונית, אני אגיד, "חברת XYZ, ג'ון סמית מדבר."

לחברות מסוימות יש תסריטים ארוכים שהם מצפים ממישהו שיעקוב אחריהן לענות לטלפון, כמו "שלום, חברת XYZ מקור לכל הווידג'טים והסרטים הטובים ביותר, פתוח 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע, עם שירות בכל רחבי המטרופולין הגדולים. ניתן להקליט שיחה זו לצורכי אימונים. שמי ג'ון סמית ', ואשמח לשרת אתה בכל דרך אפשרית. מה מטרת השיחה שלך היום? " באופן אישי אלה מעצבנים אותי כשאני צריך להקשיב להם. היו לי כמה פעמים שהחברה נתנה לי תסריט כזה ותמיד התעלמתי ממנו ולאף אחד לא אכפת. אבל אני בטוח שיש משרות בהן אתה יכול להיות מפוטר בגלל שלא פעל לפי התסריט.