היו לי סיטואציות דומות ופשוט הייתי כנה כלפיהם.

"יש לי כל כך הרבה דברים ברגע זה ואני לא רוצה לשכוח את בקשתך כך אם אתה יכול לשלוח לי דוא"ל עם [טופס הבקשה הרשמית] אז אני יכול לרשום אותו ברשימה שלנו ולהשאיר את [הבוס] לתעדף אותו בהקדם האפשרי. "

זוהי דרך עדינה להזכיר להם שיש לך תהליך אך יציב מספיק בכדי לדחות אותם מבלי לדחות אותם בפועל.

העובדה היא שמכיוון שאתה נמצא עכשיו בהנהלה, תצטרך לחדד את ה"אין כישורים "שלך מכיוון שאתה אומר לאנשים "לא" או לפחות "לא בלי בקשה רשמית" הוא חלק מהתפקיד. אתה יכול לדחות אנשים או לעכב אותם עם חיוך על הפנים. זה לא רק חשוב, אלא קריטי שתלחץ את ההתנהגות הזו עכשיו, כי אם לא, אתה מאמן אותם שזה מקובל.

אני מבין שאתה לא רוצה להיות האיש הרע אז האלטרנטיבה היא להיות הבחור שידיו קשורות בתהליך.

אנשים מנסים את זה כי שמעו שזה עובד.

כאשר אי פעם תאפשר למישהו לעבור על דילוג על התהליך, אנשים ינסו שוב ושוב. כתוצאה מכך, אותם אנשים ש עושים עוקבים אחר התהליך יוגשו לאט יותר ובמהרה יבינו שהם צריכים גם לדלג על התור כאשר הם רוצים לעשות את הדברים שלהם. לולאת המשוב הזו תגרום בקרוב שאף אחד כבר לא עוקב אחר התהליך.

זו עשויה למעשה להיות הסיבה לכך שהביצועים שלך נתפסים כבעיים: התור ה הרשמי שלך אינו מעובד. מהר ככל שאנשים מצפים, מכיוון שאתה מקדיש זמן רב מדי לעיבוד בקשות לא רשמיות . זה אפילו לא סביר שבקשות לא רשמיות אלה עפות גם מתחת לרדאר של מדידת הביצועים הרשמית שלך, מה שמספק עוד יותר את התפיסה המוקדמת לפיה המחלקה שלך אינה פרודוקטיבית כמו שהיא באמת.

הפיתרון היחיד הוא אמור להם בקפדנות "כן, נעשה זאת, פשוט עקוב אחר התהליך כרגיל".

אל תקשיב לקבצנות, שוחד או סחיטה. כשאנשים מתחילים להתלונן ומאשימים אותך בכך שאתה לא משתף פעולה, בקש מהם להסלים את הבעיה לאדם שתכנן את התהליך. אם התהליך יהיה איטי ו / או לא גמיש למילוי הצרכים העסקיים, יתכן שיהיה צורך להתאים אותו. או אולי אתה פשוט צריך עוד אנשים. אבל כל אחת מהבעיות איננה שלך לפתור. זה תפקידו של הממונה עליכם.

אינך יכול. בסופו של דבר, בכל פעם שמישהו מבקש משהו שהוא מרגיש שמגיע לו, אבל יגידו לו לא, אז הם יתאכזבו - זו האמת, והניסיון להימנע ממנו לא יביא אותך לשום מקום.

החדשות הטובות הוא שאתה יכול להקל על האכזבה הזו ולהבטיח שזה לטווח הקצר על ידי ביצוע הפעולות הבאות:

• היה מראש - אם אינך יכול לעשות משהו עכשיו, אמור זאת.
• הגדר ציפיות - אם המציאות היא שבקשה זו לא תיענה במשך שבועות, היו כנים לגבי זה. מועדים חסרים ללא הרף מרגיזים אנשים מאוד והתגמול לטווח הקצר שהם מאמינים שתוכלו לעזור במוקדם מאפיל במהירות.
• ספק סיבות, ולא תירוצים. לחברה שלך יש תהליכים שהם צריכים לעקוב אחריהם - חזור על כך והסבר מדוע התהליך חשוב.

אני מבין שאתה רוצה להימנע מגישה של "לא, אנחנו לא יכולים" - אבל אם הבוס שלך אומר לך ש"אנחנו לא יכולים ", אז זו מציאות המצב. לא טוב לנסות להיות החבר המועיל של כולם אם אינך יכול לספק.

הסיבה לכך היא שהתהליך הפורמלי כבר מוצף בפיגור עצום והצוות צריך לעבור את התהליך לפני כל דבר.

האם יש לך את היכולת לייעל את תהליך? יהיה הרבה יותר קל לומר "בבקשה לעבור את התהליך" אם התהליך שקוף וכולל.

הפוך את העסק למודע לגבי סדרי העדיפויות האחרים שלך ובאופן אידיאלי לגרום לעסק להיות מעורב בתעדוף שלו. זה מופעל על פי פגישות סדר עדיפויות קבועות. ואז כשמישהו ניגש אליך מאותה פגישה הוא לא מבקש ממך עזרה נוספת, הוא מבקש שתתעלם מהדרישות של שאר העסק.

סוף סוף תהיה חסר לב. יש אנשים שישנאו אותך על זה, אבל בכנות הם ישנאו אותך אפילו שאתה אומר "לא" עם הקול הכי מתוק שלך, או "כן" בלי שום כוונה אמיתית להשלים את זה.

ראשית אל תרגיש אשמה על שאמרת לא. אתה לא אומר שאתה לא הולך לעשות את העבודה, אתה אומר לעקוב אחר התהליך.

יתר על כן, אנשים אלה יודעים מהו התהליך, הם מנסים למשחק אותך בכדי לבצע את עבודתם תחילה מכיוון שהם יודעים שהדרך בה משימות מתעדפות במערכת הרשמית לא יבינו את עבודתם תחילה. זה כמו לבקש רשות מאבא אחרי שאמא כבר אמרה לא. הם יודעים מה הם עושים לא בסדר, אבל הם רוצים את מה שהם רוצים בלי להתחשב בפרויקטים האחרים בתור.

אתה צריך לדחוף אותם בעקביות למערכת הרשמית. אם הם זקוקים לעדיפות גבוהה יותר, אמור להם למי לפנות כדי להגדיל את העדיפות במערכת הרשמית.

זכור שהתור הרשמי משרת מספר מטרות, והוא מודד את הביצועים שלך (מה שאומר שהדברים הלא רשמיים הורגים את מדדי הביצועים שלך). זה גם מראה להראות מתי יותר אנשים נדרשים לפי אורך הצבר. דילוג על המערכת הרשמית הוא הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול לעשות.

ברוך הבא לעולמו של הפוליטיקאי! אתה צריך להתגרש מהתהליך ולדבר כאילו אתה מתווך בין האדם לתהליך. אינך נציג התהליך, אתה חבר של האדם, ומנסה בגבורה לעזור לו להתמודד עם התהליך.

הדגש את הדברים הבאים

• התהליך זה הוגן לכולם
• מה שהם שואלים אינו הוגן כלפי כולם
• חיזוק החלוקה שלך עשוי לעזור

להם: חזק> אנחנו באמת צריכים לעשות את זה עד יום שלישי לפגישה, האם יש דרך שנוכל להאיץ את הדברים?

אתה: לצערנו לאף אחת מהמשימות שלפניכם אין פתק המצביע על כך שמשימות חשובות יותר יכולות לקפוץ לפניהן. האם תרצה שאוסיף למשימה שלך הערה שאומרת שמשימות חשובות יותר שעולות מאוחר יותר יכולות לקפוץ לפני שלך?

אותן: ביגוויג הולך להיות מאוכזב מאוד אם זה לא ייעשה בזמן, אשמח לראות אותך מרפה.

אתה: גם אני ! זה יאט את המשימות של כולם עוד יותר. היי, אם יש לך משיכה עם ביגוויג, אולי אתה יכול להציע להם להעסיק עוד כמה אנשים למחלקה שלי, או שאתה יכול להציע למחלקה שלי אחת הפתיחות המשרות הקיימות שלך, זה בוודאי יעשה דברים מהר יותר!

בעיקרו של דבר אתה מזכיר להם שגם לך יש משאבים מוגבלים ושהתהליך הוגן. ההגינות וחוסר הגמישות מגנים עליהם, ואם הם צריכים לעשות זאת מהר יותר, גרום להם לעזור להגדיל את המשאבים שלך.

יש כמה דברים שאתה צריך לקחת צעד אחורה ולהבין ... 1. אנשים תמיד יבחרו באנשים על פני תהליך - זה מהיר יותר ואישי יותר. רוב האנשים לא ממש מצפים להקדים את התור, אבל כדאי לנסות כאשר זה לוקח מעט מאמץ.

כיצד להתמודד עם זה - להפנות את תשומת ליבם בתהליך בטקטיקה ולהסביר כי אם הם באמת מרגישים שיש להם עדיפות גבוהה יותר אז הם יצטרכו להסלים אותה בתהליך הניהול שלהם.

הכי חשוב - לא יכולים להיות חריגים !! אחרת יושג בספק על שלמותך.

זו נקודה שקשה לנקוט בה ואני אכן מזדהה עם המצב שלך, אך אם אתה עומד איתן ולא תעשה חריגים, בקרוב תצא ידיעה שאין נקודה לנסות לעקוף את התהליך.

לאחר מכן, תוכל לקבוע אם התהליך עצמו אכן עובד או לא ולהתמודד עם זה בהתאם.

לעולם אל תיתן להם להסלים זאת במהלך ההליך הנדרש. כפי שכולם אמרו, זה יגבה את עומס העבודה הקבוע שלך ויעודד אותם לעבור שוב ושוב בערוץ הלא רשמי.

לפעמים, לעומת זאת, יש צורך חירום, וערוצים רשמיים אינם מהירים מספיק. במקרה זה לא אמורה להיות האחריות האישית שלך לגרום לזה לקרות, במיוחד אם הם מאיימים עליך בסיום.

הסל את זה. הפעל אותו על ידי הבוס שלך גם אם הוא 'עסוק' בדברים אחרים, הנהל אותו על ידי הבוס שלו אם יש לו אחד שתוכל לפנות אליו, וודא שהבקשות ה'חשובות 'הללו מועברות לאנשים שצריכים לדעת על צורך חירום זה. אם יתברר שהמבקש בזבז את זמנך, הם יידעו למה זה קרה ולמי הוטל עליו (רמז: כאשר הם מבקשים זאת כמצב חירום, זה לא שלך תקלה שזרימת העבודה הופסקה).

הרגולציה חשובה מכיוון שהיא מונעת ממך להיגרר מתחת לאוטובוס בגלל ניהול שגוי של סדר העדיפויות שלך בפרויקט. כשמישהו מנסה לעבור על אותה תקנה, אתה צריך לספר לאנשים שאחראים על מה ש אתה עושים מדוע אתה 'צריך' לשבור את זרימת העבודה הזו.

וייתכן, כאשר הם לומדים שאתה הולך להסלים אותו עבור להם, הם יסתובבו יפה מהבקשה הזו.

אתה לא מבין את תיאור התפקיד שלך ולמען האמת הבוס שלך דופק אותך.

תיאור התפקיד שלך הוא להיות המטומטם הרשמי, האף, אתה שם את זה. הבוס שלך לא רוצה להיות ידוע בתור המטומטם ולכן הוא מכין אותך. אם תשרוד את זה המוניטין שלך בחברה ייפגע לצמיתות ותוכל לשכוח את ההתקדמות. סליחה אבל ככה זה פשוט.

האפשרות הטובה ביותר שלך היא פשוט להיות לא זמינה בטיפת כובע, אבל לעולם אל תתעלם מהם. מה שעשיתי במצב זה הוא הדברים הבאים:

עבודה מהבית, עבודה ממשרד אחר, מצא מקום אחר להיות משולחן העבודה שלך. זה מכריח את האנשים שרגילים לעשות טיול לשולחן שלך לחור כפתורים להתייצב, למצוא את הלך, ואז לעזוב. בסופו של דבר הם יפסיקו לעשות את זה ותוכלו לבלות יותר זמן ליד שולחן העבודה שלכם.

לעולם אל תענו לטלפון שלכם תמיד תנו לו לעבור לתא הקולי.

הגדר ברכה לתא קולי המדגיש כי הדוא"ל הדרך המהירה ביותר ליצור איתך קשר. אנשים יתעלמו מזה וישארו הודעות בכל מקרה. אתה יכול להכשיר אותם מחדש כשאתה מאזין לתא הקולי שלך, מקבל את שם המתקשרים ואז מגיב להם בדוא"ל. אם הם לא משאירים כתובת דוא"ל ואינך מוצא אותה, פשוט אל תתקשר אליהם חזרה למשך כשבוע, ואז כשאתה מתקשר אליהם חזרה, דאג להתקשר כשאתה יודע שהם לא יהיו שם - כמו 19:00 בלילה או 06:00 בבוקר את זמנם - ולהשאיר הודעה קולית בטלפון שלהם שאומרת שאתה לא יכול להבין את ההודעה שלהם ועדיף שהם ישלח לך דוא"ל.

המטרה היא לקבל את כל התשומות אליך באמצעות דוא"ל. הסיבה היא שראשית ניתן לעקוב אחר זמן ותאריך. אז אנשים לא יכולים לטעון שהם פנו אליך והתעלמו מהם. יש לך הוכחה שהם לא יצרו איתך קשר. כאשר אתה מקבל מהם בקשות דוא"ל שדלת אחורית, תוכל להשיב עם מסמך כיצד להשתמש בערוץ הרשמי. ועליך תמיד להשיב להודעות דוא"ל בהקדם האפשרי. זה מאמן את זה: אם הם מנסים לראות אותך הם מבזבזים את זמנם, אם הם מנסים להתקשר אליך הם מבזבזים את זמנם, אם הם מנסים לשלוח דוא"ל אז אתה מגיב. לפעמים תקבל מצבי חירום אמיתיים שיש להסלים אותם ולכן חשוב לשמור על ערוץ פתוח בפניך.

בהצלחה והתחל לחפש עבודה אחרת. כשאתה עוזב בראיון היציאה שלך מדגיש כי הבעיה היא שהחברה לא מכניסה מספיק אנשים לצוות שלך כדי להתמודד עם כל העבודה ולהשאיר את זה ככה.

למעשה יש כאן רק שתי אפשרויות.

• הצוות שלך זקוק ליותר משאבים! העובדה שכל כך הרבה אנשים תלויים בצוות שלך היא נהדרת. זה אומר שלחברה שלך יש הרבה עבודה שהיא צריכה לעשות, מה שאומר שיש לה הרבה עבודה שהיא יכולה לעשות, מה שאומר שהיא, ניחשת נכון, גדל והצוות שלך הוא המקום שהוא צריך לגדול.
• התהליך שלך נורא. אולי ישנם 10 דברים בעלי עדיפות בינונית שצריך להשלים לפני שניתן לבחון בקשה עם עדיפות גבוהה באופן לגיטימי. נשמע שהתהליך החדש הוא לדלג על התהליך הישן ולנסות לבצע דברים על ידי מעבר אליך ישירות. למרבה הצער, זה עשוי להיות למעשה שיפור.

שקול לשפר את התהליך במקום לבחור. אולי צריך להיות תהליך בחינה מזורז אם זה באמת המקרה ש זה נראה יותר מדי כמו "הכל בתור" במקום "ביקורת ואז תעדף".

רק תזכור שלוקח לאישה 9 חודשים להרות וללדת, אבל אם היא עובדת באמת קשה בזה, זה לוקח בערך 9 חודשים. אם הצוות שלך נמצא בכפייה, זו לא בעיה עם הצוות, אלא עם החברה שמציבה כל כך הרבה צוות על הצוות. זה באמת צריך להיות הגישה שלך. שום דבר כאן אינו באשמתך יותר מאשר תקופת ההריון האנושית - כן, אתה מבין את הנקודה.

האסטרטגיה שלך צריכה לכלול הרבה "לא". אגב, הדרך לומר "לא" היא לעשות הרבה חזרה על עצמך.

"לא, תצטרך לעבור את התהליך שלנו."
"אבל זה ייקח שבועות!"
"כן זה יכול להיות פשוט לעבור את זה."
"זו הסיבה שהקבוצה שלך נראית כל כך רע."
"אולי אבל ככה זה צריך להגיע עשית זאת פשוט עברו את התהליך. "

אל תפתח את השיחה מחוץ לנקודות השיחה שלך, וזה אמור להיות כפי שאני רואה את זה:

1. " אתה צריך לעבור את התהליך לא משנה כמה הוא מגובה. "
2. " לצוות שלנו אין מספיק משאבים. " (זהו תקע פוליטי מצידך!)
3. "תצטרך לקחת את זה עם ההנהלה."

הסיבה לכך היא שהתהליך הפורמלי כבר מוצף עם צבר גדול הצוות צריך לעבור את התהליך לפני כל דבר.

אז איך התהליך הפורמלי? האם אתה עובד בקפדנות באופן חמש או יש לך גם תהליך של דילוג לקראת התור? אנשים רוצים לבצע את עבודתם ולעתים קרובות הם חסומים על ידי דרישות ממחלקות אחרות. שום דבר לא כל כך מתסכל כמו ש -20 אנשים במחלקה שלך לא יכולים לעשות את עבודתם בגלל בעיה טריוויאלית כלשהי שמחלקה אחרת צריכה לפתור. תהליך לדלג לפני התור. ויש לך עלות לזה. ואז בכל פעם שמישהו מגיע אליך בארוחת הצהריים, אתה יכול להתייחס אליו. מכיוון שמילוי בקשתם מחוץ לתהליך יחסוך ממך כספים ואתה יכול להצביע להם על כך.

אני מודאג מכך שאיתקל בגישה שלילית ומתגוננת, "לא-אנחנו-לא יכולים".

כן-אנחנו יכולים! - מיד לאחר סיום הבקשות האחרות החשובות באותה מידה.

התייחס למישהו שיכול לקבל את ההחלטה אם בקשתו חשובה יותר, למשל מנהל הצוות שלך.

בחיים קודמים קיבלתי מוניטין של היותי ידידותי, מוכשר ועוזר, כך שהיו לי הרבה לקוחות שהגיעו אלי עם בקשות מחוץ להקה.

התגובה שלי הייתה בדרך כלל כמו:

"ג'ף, אתה יודע שאני תמיד שמח לעזור לך, אבל זה לא התפקיד שלי לעזור לך, זה התפקיד שלי לעבוד על כרטיסים. האם אתה יכול בבקשה להגיש כרטיס כך שיהיה מסלול ביקורת לעבודה שלי? "

באשר לתעדוף עבודה עם משאבים מוגבלים, אתה יכול לומר לאנשים לכלול השפעה עסקית את הכרטיסים שלהם, ופרסם את כללי הטריאז 'שלך כך שכולם יוכלו לראות מה התהליך. (אל תעבור ל- SLA אלא אם כן אתה יודע שאתה יכול לפגוש אותם.)